Com a demanda de informações cada vez ampliada nas empresas, e a grande concorrência no mundo globalizado as corporações estão sendo obrigadas a gerenciar as suas informações de uma forma mais ampla e integrada. Como fazer isso? Eis uma pergunta que todo gerente CIO faz.

 

Fazer a implantação de um sistema ERP é uma grande jogada, pois são considerados pacotes comerciais, desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos, visando à integração dos sistemas de diversas áreas da empresa. Isso quer dizer que você pode usar o sistema a favor do seu negócio correto? Correto, o sistema quando bem implementado, bem pensado, pode fazer o rendimento de a empresa mudar completamente.

 

A cultura da empresa muda, um projeto de implantação de ERP, além da preocupação com prazos, qualidade e custo é necessário uma gestão de conflitos e mudança. Uma empresa que tem uma cultura de empresa setorizada não consegue trabalhar de uma forma integrada, onde o serviço de um setor depende da finalização do serviço de outro para ser concluído.

 

A empresa após a implantação do ERP tende a ficar integrada, as grandes empresas pensam em ERP para gerenciar a sua informação, porém se a empresa não tiver uma maturidade não terá sucesso na automatização do seu processo tornando um projeto fardado a erro, neste momento a profissão de gerente de projetos tem um valor inestimável, pois o sucesso de uma implantação correta faz com que a empresa se torne muito mais competitiva no mercado e o retorno sobre o investimento seja mais rápido, no caso de uma implementação ruim, errada, o retorno sobre o investimento pode não surgir, tendo diversos retrabalhos e a companhia ficará muito vulnerável aos competidores.

 

Implantação de Projetos de ERP

 

O processo de seleção quando está adquirindo uma solução corporativa não é simples, envolve tempo, responsabilidade, e união da equipe estratégica da empresa, bem como um objetivo claro da real necessidade da empresa.

 

Segundo Davenport, se uma empresa apressa-se em instalar um sistema empresarial sem ter um claro entendimento de suas implicações para o negócio, o sonho da integração pode tornar-se um pesadelo.

 

Existem diversas maneiras de se implantar um ERP, as consultorias geralmente se utilizam de uma mistura de métodos até chegar a um modelo padrão, geralmente, no Brasil é utilizado a metodologia do PMI (Project Management Institute).

 

Existem empresas de Software que possuem uma metodologia própria de implantação dos seus sistemas e sugere a consultoria parceira a utilizá-la. Essas metodologias geralmente são pesquisas realizadas de projetos anteriores, o que chamamos de lições aprendidas.

 

A empresa alemã SAP desenvolveu o método ASAP de implementação de projetos que tem uma grande eficácia.

 

SAP AG

 

1 - Project Preparation – ASAP

 

Project Preparation é o inicio do projeto, nele são definidos os Key-Users (Usuários Chave), bem como planejado toda a definição estratégica do sistema.

 

Neste processo as definições a seguir são seguidas:

 

- Definição do escopo de implementação.

- Definição da estratégia de implementação

- Definição da organização e padrão de documentos.

- Definição do cronograma da implementação

- Treinamento da equipe de projeto quanto ao método de implantação

 

 2 -  “Business Blueprint” – Modelo dos Processos de Negócio

 

O principal objetivo desta fase é gerar um documento denominado “Business BluePrint”, contendo os cenários, processos e os requisitos de negócio da empresa.

 

Neste processo as definições a seguir são seguidas:

 

- Definição da estrutura organizacional da empresa;

- Desenho dos processos;

- Revisão dos processos de negócio;

- Documentação do escopo/desenho dos processos;

- Treinamento da equipe de projeto nos processos abordados.

 

3 - “Realization” – Realização

 

O propósito desta fase é a execução do “Business Blueprint“.

 

Neste processo as definições a seguir são seguidas:

 

- Parametrização do sistema e da estrutura organizacional;

- Desenvolvimento e Customização dos processos baseados no “Business Blueprint“.

- Criação dos perfis de autorização;

- Testes integrados.

 

4  -  “Final Preparation” – Preparação Final

 

O objetivo desta fase é analisar e preparar o projeto para o Go Live.

Nesta fase as tarefas principais são:

- Plano de entrada em produção;

- Teste da carga de dados/Volume de dados;

- Treinamento dos usuários finais;

 

5 - “Go Live” – Entrada em Produção

 

O propósito desta fase é a entrada em produção do sistema.

 

Benefícios da utilização de sistemas ERP

 

Dentre vários, a utilização de sistemas ERP facilita o acesso a mapas gerenciais complexos, visão estratégica da empresa, união de setores, otimização nos processos e conduz a empresa a uma estrutura competitiva no mercado, utilizando de melhores práticas nos processos implementados.

O desempenho da empresa se torna mais ágil, ajudando a empresa a tomar as decisões com base em dados reais.

 

Estrutura típica dos sistemas ERP

 

Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única, uma diversidade de sistemas que compõe cada módulo, os módulos trabalham em conjunto para tornar uma estrutura única de dados que permitem que os módulos sejam instalados e configurados separadamente, os módulos em conjunto gerenciam a empresa em sua totalidade.

 

 

 Estrutura típica de fucionamento de um sistema ERP (DAVENPORT, 1998)  

 

SAP, R/3, MySap, ASAP são marcas registradas da empresa alemã SAP

PMI é uma marca registrada do instituto de gerenciamento de projetos