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Introdução
A extensa adoção da
terceirização logística no
ambiente empresarial já não
deixa dúvida de que esta se
transformou em uma das
práticas gerenciais mais
exercidas pelos
Departamentos de Logística
de empresas dos mais
diversos perfis e setores.
Seja buscando redução de
custos, vantagens
competitivas, maior
flexibilidade de resposta,
diluição de riscos, novos
serviços e tecnologias ou
outros tantos possíveis
motivadores da
terceirização, o fato é que
as empresas, cada vez mais,
estão se baseando na
experiência e no
conhecimento técnico dos
Prestadores de Serviços
Logísticos (PSL), do que
tentando atingir seus
objetivos exclusivamente com
suas próprias competências.
A sofisticação dos serviços
e das tecnologias oferecidas
pelos PSL’s está atraindo
muitas empresas a incluírem
mais e mais atividades nos
seus escopos de contratação,
no intuito de aumentarem o
raio de alcance dos
potenciais benefícios.
Por outro lado, ainda
existem empresas mais
comedidas no escopo de suas
terceirizações, seja pelo
receio de perder o controle
das atividades ou da
dificuldade de trocar de
fornecedor posteriormente,
ou ainda pela crença de que
possui as competências
necessárias para realizar
suas atividades logísticas.
Dessa forma, passaram a
existir múltiplas situações
de terceirização logística,
podendo ocorrer variantes no
escopo, nos motivadores, nas
necessidades e também nas
expectativas dos
contratantes.
Um embarcador pode estar
querendo terceirizar com o
objetivo de que o PSL traga
mudanças de processo,
implantação de melhorias e
inovações, assuma o
planejamento das operações e
exerça inclusive o
monitoramento dos
resultados. Mas existem
casos, onde o que se deseja
não é entregar tanta
responsabilidade para um
terceiro ou que este “vire
de cabeça para baixo” os
processos.
Apesar de tanto se falar em
terceirizações sofisticadas,
completas, com pesados
investimentos em sistemas de
informação para troca de
dados, no outro extremo
ainda existe empresas que
querem terceirizações mais
simples e “tradicionais”.
Não vamos debater aqui os
motivos destas diferenças e
nem se são as mais
apropriadas para uma
situação ou outra (para este
tema ver, por exemplo,
(Lacerda, 2004) ou (Gould,
2003)). O fato é que as
variações existem e a forma
de seleção dos PSL’s deveria
acompanhar estes diferentes
cenários.
Planejando a Seleção de
Prestadores de Serviço
Logístico
Conforme já ilustrado em
outros artigos do CEL/Coppead
(Nazário & Abrahão, 2002) um
processo de seleção de PSL
estruturado possui as
seguintes fases da Figura 1:
Apesar do objetivo aqui ser
o de relativizar o processo
de seleção, indicando o que
se deve variar de acordo com
as diferentes necessidades
da empresa contratante, as
etapas da Figura 1
constituem o modelo
“genérico” e as idéias a
seguir se basearão nele para
serem desenvolvidas.
A primeira questão que deve
estar evidente para um
contratante é o que se
deseja com a terceirização.
Para isso é necessário ter
uma visão global das
operações logísticas atuais,
de suas capacitações,
limitações, custos, bem como
de suas necessidades
futuras. Além disso, as
expectativas devem ser
bastante claras e concretas,
pois quando a própria
empresa não compreende
totalmente a atividade, isto
pode levar o PSL a atender a
requisições incorretas,
vagas ou incompletas.
Nesta fase de planejamento,
a empresa deve ter ainda uma
idéia do nível de controle
que ela quer ter, sobre os
sistemas de informação,
sobre as soluções e sobre a
execução operacional.
O resultado destas
definições pode gerar
diversas combinações de
modelos de terceirização. As
variações podem ser muitas e
envolvem as seguintes formas
de divisão de
responsabilidades (Figura
2):
A partir das definições de
responsabilidade que se
deseja, pode-se começar a
planejar o Processo de
Seleção propriamente dito. É
importante ressaltar que, o
desempenho e o grau de
responsabilidade que se
espera de um PSL deve estar
refletido no processo
seletivo. Em outras
palavras, o nível de
exigência em uma seleção
deve corresponder com as
exigências posteriores à
contratação.
A Figura 3 ilustra este
conceito mostrando que à
medida que a
responsabilidade do PSL a
ser contratado aumenta,
maior devem ser as
exigências durante o
processo seletivo:
(clique
para abrir a imagem em outra
janela)
Agir dessa forma é
aconselhável por dois
motivos: 1) Ajuda a
comunicar e alinhar os
competidores aos objetivos
da terceirização e 2) Pode
definir o sucesso do
processo seletivo.
O segundo motivo é mais
presente em processos onde
se deseja que o PSL assuma
um papel mais estratégico.
Isso porque, mesmo quando
uma empresa planeja uma
evolução nas suas práticas
de terceirização, ela
normalmente não desenvolve
novas formas de seleção para
acompanhar esta mudança,
selecionando PSL’s como
sempre fez antes, mesmo que
agora ela conscientemente
tenha uma exigência maior.
Ao aprofundar
relacionamentos sem submeter
os PSL’s a um processo
abrangente de avaliação, a
contratante pode falhar em
confirmar as capacitações
prometidas/anunciadas. Os
resultados podem ser
decisões de terceirização
sub-ótimas e que podem
afetar negativamente a
estratégia logística e as
capacitações operacionais da
empresa embarcadora.
No outro extremo, quando a
terceirização envolve um
baixo nível de
responsabilidade do PSL com
baixas expectativas em
relação a mudanças, (tais
como executar o transporte
em algumas rotas ou assumir
uma operação de armazenagem
“as it is”) realizar um
processo seletivo longo e
sofisticado pode desviar a
empresa do resultado
desejado.
Portanto, é preciso
assegurar-se que a forma de
seleção utilizada é
apropriada aos tipos de
serviço que estão sendo
terceirizados e ao papel que
se deseja atribuir ao PSL
após contratação.
Variações no Processo
Seletivo de acordo com as
necessidades
As variações descritas a
seguir estão organizadas de
acordo com as etapas do
Processo Seletivo ilustrado
na Figura 1.
Identificação dos PSL’s
Anteriormente à
diferenciação das
requisições e exigências
feitas aos PSL’s, existem
variantes na forma de como a
empresa contratante deve
gerar inclusive a sua lista
de participantes.
Quanto mais estratégica for
a participação projetada
para o PSL, mais atenção
deve ser dispensada na
análise da base existente de
PSL’s para gerar a lista das
empresas participantes. Uma
avaliação detalhada do
mercado de provedores
logísticos pode ajudar a
entender suas atuais
capacitações e
posicionamentos, bem como
pesquisar sobre os recentes
desenvolvimentos na
industria dos PSL’s. Se o
escopo da terceirização for
algum desafio ou atividade
específica, como, por
exemplo, lançar um produto,
o start-up de uma operação
em uma nova região ou ainda
iniciar uma operação de
exportação, então a busca
por informações no mercado
deve focar nestas
experiências.
Se a responsabilidade que se
deseja delegar for muito
alta, vale a pena até antes
da etapa da RFI (Request for
Information), verificar a
reputação de PSL’s com
empresas já contratantes e
na comunidade em geral.
Questões como fusões,
dificuldades financeiras e
envolvimento em ações legais
também podem ser cruciais
para eliminar algum
potencial participante.
RFQ (Request for Quotation)
/ RFP (Request for Proposal)
Quando se chega nesta fase
do processo seletivo, uma
primeira “triagem” já
ocorreu através da RFI e
algumas decisões e escolhas
devem ser feitas pela
empresa contratante
referentes à forma de
condução das atividades
subseqüentes.
Estas escolhas estão
intimamente ligadas ao que
foi ilustrado na Figura 3,
ou seja, ao que se vai
solicitar aos concorrentes
como resposta do processo
seletivo. Dependendo do que
se solicite, existem
variações possíveis em
relação aos seguintes
tópicos (Figura 4):
Dados sobre a operação:
As informações que são
passadas para os PSL’s vão
variar de acordo com a
sofisticação da resposta que
se quer obter. Para uma
cotação, uma breve descrição
das atividades, do volume e
alguma peculiaridade que
exista (por exemplo,
sazonalidade) são
suficientes para respostas
satisfatórias.
À medida que a sofisticação
das respostas esperadas
aumenta, as informações
passadas devem ser cada vez
mais ricas e detalhadas
também. Detalhamento dos
processos internos, layouts
e plantas, perfil dos
pedidos, atual nível de
consolidação de carga,
dimensões dos produtos,
características de
empilhamento, são alguns dos
detalhes possivelmente
necessários para que os PSL’s
possam desenvolver as
propostas de mudanças ou os
projetos customizados que se
espera receber.
É sempre bom lembrar que se
as informações passadas
forem vagas, as respostas
obtidas também serão.
Visitas às instalações da
Contratante:
A empresa contratante pode
optar por “abrir suas
portas” para as candidatas,
para facilitar o
entendimento da natureza das
operações e conseqüentemente
do escopo a ser
terceirizado. É claro que
para uma simples cotação,
visitas não se fazem
necessárias, mas, novamente,
se o que se quer obter são
propostas de melhorias ou
projetos, a permissão de
visitas é um investimento em
tempo e em exposição que
pode valer muito a pena para
a contratante.
Tempo dado para aos
Participantes:
Claramente proporcional ao
esforço e à dedicação que se
deseja obter dos PSL’s no
processo seletivo. Para uma
cotação de fretes, por
exemplo, uma semana é
suficiente. Para cotações
onde é necessária a consulta
de fornecedores de
equipamentos, por sua vez,
são necessárias cerca de
duas semanas. Em uma
resposta onde além do preço,
o dimensionamento da
operação é requerido (start-up’s,
por exemplo), quatro semanas
devem ser suficientes para
garantir respostas
apropriadas.
Propostas de melhorias nos
processos atuais precisam de
3 a 5 semanas para serem
elaboradas. Já projetos
customizados, com grandes
mudanças e inovações podem
demandar de 1 a 6 meses para
serem desenvolvidos,
dependendo do escopo em
questão.
Reunião de Esclarecimento
Independente do convite para
visitar as suas operações, é
bastante recomendável que a
contratante considere a
realização de um encontro de
esclarecimento logo após o
envio da RFQ ou RFP. Em
casos de terceirizações
muito elementares estas
reuniões não se justificam,
apesar do esforço despendido
ser pequeno.
Uma reunião como esta pode
ter uma série de propósitos
tais como: rever o documento
enviado, responder a
perguntas e preocupações que
os PSL’s possam ter,
comunicar as expectativas em
relação ao processo e aos
seus resultados, transmitir
confiabilidade no processo
seletivo e até estimular a
competição entre os
participantes.
Se a empresa contratante não
quiser se identificar, ela
pode contratar uma
consultoria para conduzir
este tipo de encontro, que
deve estar totalmente
alinhada e informada sobre
os objetivos e as operações
da embarcadora.
Visita aos PSL’s
Durante o processo seletivo,
a contratante pode optar por
solicitar visitas às
instalações ou a alguma
operação de responsabilidade
dos PSL’s. O objetivo destas
visitas podem ser vários
dependendo do interesse e
das preocupações da
contratante, tais como:
-
Conhecer a cultura
organizacional do PSL
-
Avaliar a qualidade
técnica da equipe e da
infra-estrutura
-
Se aprofundar em
questões criticas da
terceirização
-
A embarcadora ainda pode
solicitar uma apresentação
com tópicos específicos ou
ainda tentar conhecer
operações em clientes
atuais. Para uma melhor
organização das visitas e
possibilitar uma comparação
adequada entre PSL’s é
aconselhável a preparação de
um checklist estruturado,
relacionando tudo que se
quer perguntar, observar e
discutir com as candidatas.
Avaliar possíveis Gap’s de
percepção e expectativas
Ao final do processo
seletivo, uma avaliação de
Gap’s sobre os motivadores e
as características
importantes em um PSL entre
a contratante e cada um dos
finalistas pode ser bastante
reveladora, além de agilizar
a correção de eventuais
dissonâncias entre as
partes. Conforme apresentado
por Ribeiro (2002), no
estabelecimento de um
relacionamento é muito
importante avaliar as
possíveis discrepâncias
existentes entre as visões
das duas empresas
envolvidas.
Assim, quanto mais
estratégico for o papel
desenhado para o PSL, mais
aconselhável é tentar
avaliar a compatibilidade
empresarial e a filosofia
gerencial da contratante com
as possíveis candidatas.
Para ilustrar rapidamente
este conceito, as figuras 4
e 5 abaixo mostram os dois
tipos de Gap’s que podem
existir entre Contratante e
PSL:
(clique
para abrir a imagem em outra
janela)
A identificação de gap’s
relacionados aos motivadores
pode gerar a necessidade de
um alinhamento entre as
empresas, o que tende a ser
razoavelmente rápido, mas
importantíssimo para o bom
inicio de um relacionamento
estratégico.
(clique
para abrir a imagem em outra
janela)
Os gap’s referentes
às características mais
importantes em um PSL, por
outro lado, não são de
rápida resolução, pois são
intrínsecos às práticas e
filosofias gerenciais de
cada empresa. Grandes
divergências podem vir a
eliminar um candidato.
Práticas que não deveriam
variar em nenhuma
circunstância...
Apesar de tantas variações
possíveis em um processo
seletivo, existem certas
preocupações que sempre
deverão ser consideradas,
independente de como será
conduzida a seleção de PSL’s.
Da terceirização mais
simples até a mais
sofisticada, a aquisição de
serviços logísticos sempre
será uma atividade
extremamente complexa, por
se tratar da compra de um
processo, muito diferente,
portanto, da compra de
componentes e bens. O que um
PSL fornece, na verdade, é
uma série de transações,
exigindo do contratante,
interfaces e monitoramentos
mais sofisticados. As
preocupações com a
satisfação do consumidor e
os impactos nas várias áreas
da empresa também dificultam
o gerenciamento da
contratação.
Qualquer terceirização de
sucesso será aquela onde
ambas as partes possuam uma
clara compreensão dos
objetivos, da finalidade,
das expectativas e das
capacitações necessárias.
Para que a comunicação seja
sempre clara, sem “ruídos”,
a formação de um time
gerencial que será
responsável pela condução do
processo seletivo é crucial
para o bom andamento dos
trabalhos. A equipe deverá
ser responsável, também,
pela comunicação interna,
difundindo os objetivos e as
mudanças que irão ocorrer
para todas as áreas da
empresa.
Se for o caso, a comunicação
interna deverá envolver
inclusive os atuais
prestadores de serviços da
empresa. Eles não devem ser
negligenciados ou serem mal
informados, pois um mau
gerenciamento da situação
pode gerar até paralisação
das atividades. Além disso,
a transição entre os PSL’s
atuais e futuros deve ser
suave e garantir a
continuidade da operação.
Bibliografia
GOULD, Stephen. How to
source logistics services
strategically,
September/October, Supply
Chain Management Review,
2003
LACERDA, Leonardo.
Estratégia de Contratação de
Prestadores de Serviço
Logístico, Revista
Tecnologística, 2004
NAZÁRIO, Paulo, ABRAHÃO,
Fabio, Terceirização
Estruturada: O Uso do RFI -
Request For Information -
Como Ferramenta de Seleção
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RIBEIRO, Aline, Gestão do
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Logístico, Revista
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SHAMLATY, Ron.
Set goals before choosing a
3PL, Food Logistics, issue
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