As reuniões eficazes começam muito antes do dia e hora previstos. Para que sejam bem sucedidas começa-se pelo propósito e conteúdo. A primeira questão que se deve ter resposta é: “preciso realmente fazer esta reunião?”. O assunto a ser discutido não pode ser tratado de outra forma? Se a reunião não é sua, você deve se perguntar: “Será que preciso mesmo participar?”.

Um dos principais elementos para se determinar a produtividade nas organizações é discutir se a reunião é realmente necessária. Em seguida, é preciso avaliar se a sua presença é importante. Voltemos ao primeiro ponto. É uma atitude freqüente nas organizações quando acontece qualquer impasse ou dúvida dizer “o melhor é fazermos uma reunião”. Pare imediatamente. Não leve a idéia adiante. Faça uma rápida reflexão. Será que o assunto merece uma discussão ou podemos fazer uma rápida consulta a alguns dos possíveis envolvidos? Usando telefone, e-mail, uma conversa de corredor, uma visita rápida ao outro departamento ou mesa, pode-se tomar uma decisão. É importante lembrar também que, a decisão pode estar entre as suas atribuições – portanto, cabe a você buscar mais dados para se posicionar e decidir. Não é o caso de transferir responsabilidades para um grupo.

Se você foi convocado para participar de uma reunião, verifique qual é a necessidade de sua presença. Se por exemplo, terá um papel de ouvinte ou, existe na sua área alguém com melhores informações do que você, não pense duas vezes: delegue! A pessoa certa contribui mais do que você poderia fazer. É muito comum também, os superiores hierárquicos participarem de inúmeras reuniões, e, assim centralizar as informações de sua área e, depois, fazer uma reunião com seus subordinados para transmitir as decisões e necessidades. São situações como estas que geram trabalhos imprevistos e que obrigam as pessoas trabalharem até mais tarde quando não previam.  Muitas vezes, tais informações são incompletas e, diante das dúvidas os subordinados precisam se reunir para esclarecê-las. Outras vezes, o superior prevendo dificuldades leva o subordinado, excepcionalmente, à reunião para quando o assunto for tratado este possa dar subsídios à posição da área (algumas vezes o subordinado fala para o superior que transmite ao grupo reunido). Se houver um voto de confiança e, mais uma vez houver delegação tudo se resolve.

Se a sua presença não é necessária ou importante considere a possibilidade de não participar da reunião. Alguns participantes são convidados a fazer parte de uma reunião apenas para estar informado sobre as decisões. Neste caso, comunique ao solicitante da reunião que o mantenha informado por meio das atas do grupo. Todas estas ações contribuem para aumentar a produtividade e, no mínimo, a disponibilidade de tempo.

Ao analisar as reuniões que fazem parte de sua agenda, pode-se descobrir que participamos de algumas reuniões equivocadas. Algumas vezes com a finalidade de manter o departamento / área representada em algum assunto dito importante na organização; outras vezes, participamos porque historicamente sempre teve um representante do departamento / área, mas uma evolução do assunto vem acontecendo e, a participação tem cada vez menos importância; outros ainda, porque havia necessidade do representante, mas tais pontos já não são mais relevantes; há aquelas reuniões regulares que foram instituídas em algum momento crítico na organização e, a sua freqüência continua mantida atualmente, ainda que os problemas tenham sido reduzidos; também existem aqueles superiores que acreditam que reunir todos os subordinados é a melhor opção para mantê-los a par do que acontece na área e na empresa; e, aqueles que entendem que estão promovendo um trabalho em grupo mantendo todos juntos.

Após considerar todos estes fatores que estabelecem a realização ou não das reuniões, resolvê-los, a organização pode priorizar outro fator relevante: a pauta da reunião. Toda reunião precisa de uma pauta que seja de conhecimento de todos com antecedência. O objetivo é permitir que os participantes possam estar preparados para a reunião e, contribuir de maneira adequada. Isto maximiza a reunião, uma vez que auxilia na determinação de quem deve participar, permite priorizar os temas / assuntos que são mais importantes, reduz o tempo dedicado às justificativas, faz com que os participantes tenham opiniões, dúvidas e sugestões previamente analisados e/ou discutidos com a área que representam. Também agiliza os aspectos administrativos (onde, quando, como, intervalos, duração), auxilia na definição do modelo de reunião e do método de decisão.

As reuniões eficazes também são aquelas que mantêm um equilíbrio entre o tempo disponível e a prioridade dos assuntos. Não há necessidade de se discutir todos os assuntos numa única sessão. Pode haver em relação a alguns temas. Eleja as prioridades e vá discutindo em sucessivas reuniões até que se esgotem. Técnicas como Diagrama de Pareto e Priorização de Problemas (GUTD) podem ser úteis. Decida e use a que lhe for melhor. Considere sempre os objetivos da reunião para estabelecer a seqüência adequada.

Reuniões ineficazes são aquelas que, também, discutem assuntos paralelos ao tema / assunto. Aproveita-se a oportunidade dos presentes a reunião e acrescenta-se, a qualquer momento um novo assunto, um problema recente, um fato novo, o jogo de futebol, interrompendo o planejamento estabelecido na agenda. Em geral isto ocorre em reuniões cuja expectativa de duração é muito longa.

As reuniões eficazes são aquelas cujo objetivo é claro e bem definido. De nada adianta uma reunião para se iniciar um planejamento, reduzir custos, definir necessidades de treinamento, melhorar algo.  Se você mantiver estes objetivos em termos vagos, a sua reunião também o será. É preciso que se estabeleçam objetivos e limites (bounderies). Por exemplo, reduzir os custos da peça XYZ em 10% nos próximos três meses. Ou aumentar a produtividade das reuniões em 20% nos próximos dois meses. Esta postura ajuda a criar um foco. As pessoas sabem aonde chegar. É possível saber, o tempo todo, se o caminho é correto.

As reuniões eficazes também permitem ao participante prever o seu próximo compromisso. Elas possuem hora para iniciar, hora para cada assunto relevante, hora para terminar. Por isto que, o cronometrista exerce um papel-chave ao assessorar o facilitador. Acrescente-se ao planejamento a escolha adequada de um local para a reunião. Sala pequena para grandes grupos, pouca iluminação, cadeiras desconfortáveis, interrupções de todo tipo são fatores que comprometem o tempo e prejudicam as reuniões.