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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO: COMO SE TORNAR
MAIS PRODUTIVO NO SEU DIA-A-DIA
1. Estabeleça os
objetivos com clareza.
Tenha estabelecido bem claro para você o que
pretende atingir de mais importante em dois
ou três meses ou nas próximas semanas. Anote
essas metas com destaque numa folha de papel
e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com
que não esqueça de suas metas. Lembre-se:
barco sem rumo não chega a porto algum.
2. Faça uma lista diária e priorize as
atividades.
Isto é tão básico quanto o Manual de
Primeiros Socorros. Relacione diariamente,
numa folha de papel ou em sua agenda (pode
ser notebook, também), todas as atividades a
serem cumpridas nesse dia e estabeleça
prioridades começando sempre pelas mais
importantes. Assim poderá monitorar o
andamento dos trabalhos, em vez de perder
tempo com picuinhas que engolem o seu tempo,
deixando-o dopado, mas sem nada renderem de
efetivo.Uma folha de planejamento diário
será de muita utilidade para sua definição
de prioridades, tanto de atividades a serem
executadas quanto de telefonemas a serem
feitos.
3. Delegue.
Passe a bola aos seus subordinados,
começando pelas rotinas e procedimentos
operacionais.Depois, se puder, delegue
também atividades e trabalhos de maior
responsabilidade, desde que a pessoa esteja
apta para assumir a tarefa. Caso contrário,
treine-a. Delegando você estará livre para
vôos mais altos e fazer coisas mais nobres.
Esse assunto (delegação) será abordado numa
newsletter futura
4.
Saiba tomar decisões.
Não existe carteirinha de chefe que o salve
de tomar, algumas vezes, decisões erradas.
Uma decisão errada é, quase sempre, melhor
do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar
do erro é pior do que não tomar nenhuma
decisão. Tente identificar as causas do
problema mediante as clássicas perguntas:O
Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?,
Quanto?. Isolado o problema e descobertas as
causas, tome a decisão.
Se
estiver em dúvida quanto à melhor decisão ,
pergunte às pessoas que já enfrentaram o
problema como o resolveram. Pesquise também
em livros, ou reúna seus subordinados e
peça-lhes sugestões.Uma boa idéia é também
procurar um especialista no assunto.
5.
Saiba dizer NÃO.
Não recusar nenhum serviço, por menos
volumoso que seja, quando você já está
atolado de trabalho até a ponta do nariz,
não lhe trará nenhum reconhecimento de
outros. Acabará apenas ganhando a taça do
"Engole Sapo". Trabalhar muito é uma
coisa,mas ser soterrado pelo trabalho é
outra bem diferente. Se alguém (como seu
chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um
serviço e você estiver atolado, diga
claramente que não tem condições de assumir
mais um trabalho,sob o risco de comprometer
seriamente o prazo e a qualidade do que você
já está fazendo. Sugira outra pessoa e,se
mesmo assim seu chefe insistir, faça com que
ele assuma a responsabilidade pelos atrasos
que advierem nas atividades que você já
estava desempenhando.
6.
Seja breve ao telefone.
Ligações telefônicas constantes atrapalham e
atrasam o trabalho. Depois das rápidas
gentilezas iniciais vá direto ao assunto,
seja breve e objetivo, sem entretanto perder
a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e
encerre o contato. A menos que você seja
relações públicas, vendedor ou algo
semelhante, não há motivo para esticar um
telefonema. Imunize-se também contra
interrupções telefônicas quando estiver
concentrado num trabalho importante ou em
reunião. Peça à secretária – ou a alguém –
para anotar o número e ligue mais tarde.
7.
Faça reuniões produtivas.
Nada mais fácil do que dinamitar uma
reunião. É só introduzir assuntos não
agendados, discutir o sexo dos anjos,
abordar assuntos irrelevantes e deixar que
dois ou três galos de briga monopolizem a
reunião e fiquem discutindo entre si.
Reuniões eficazes exigem um coordenador
(para disciplinar a discussão e também
marcar o tempo), assuntos previamente
agendados do conhecimento de todos,
participação e envolvimento dos
participantes e, ao final,cópia para todos
das decisões tomadas na reunião, com os
compromissos assumidos por cada um (quem são
os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e
as datas de realização.
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e faça o download gratuito do livro "Como Se
Tornar Um Líder", de Cristian H. Godfroy.
Você encontrará ali um teste de liderança e
muitas "dicas" sobre o assunto.
8.
Evite o perfeccionismo.
"O
perfeito é inimigo do ótimo", diz o ditado.
A perfeição é desejável, mas raramente
necessaria. Isso parece estar acima do nível
de compreensão do perfeccionista, o qual
acha que tudo – de um simples bocejo à mais
avançada astronave – deve ser impecável.
Nada pode ter andamento sem antes passar
pelo seu neurótico controle de qualidade –
relatórios, projetos, digitação,
cartão-ponto, limpeza, etc -, e assim
decisões importantes e essenciais deixam de
ser tomadas, porque o
"deus-da-perfeição",excessivamente
comprometido com a importância das picuinhas
desnecessárias, não consegue ver as
oportunidades passando ao lado. Se o ótimo
já está ótimo, deixe o rio continuar
fluindo, e não o impeça. Quase sempre o
perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que
não compensam o trabalho. O perfeito só deve
ser buscado quando for realmente
imprescindível.
9.
Saiba como usar sua energia trabalhando a
seu favor.
Todos temos um "relógio biológico" que
regula nosso fluxo de energia no decorrer
das 24 horas do dia. Pesquisas científicas
comprovaram que nossa capacidade de
raciocínio, criati-vidade e tônus muscular
atingem seu auge entre oito e onze horas da
manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade
no período da tarde e à noite não chega a
20%. Nada melhor então do que remar a favor
da maré. Pela manhã, sempre que possível,
execute atividades nobres, que exijam
clareza de raciocínio, dedique-se a um
projeto importante, faça reuniões produtivas
(e rápidas), estabeleça contatos essenciais
etc.À tarde, de preferência, dedique-se mais
a rotinas e trabalhos corriqueiros. Agora,
se você gosta de testar seus limites de
atleta olímpico, então na hora do almoço
faça sempre refeições substanciais, com
muita comida gordurosa e regada a muito
vinho ou cerveja e, em seguida, vá a uma
reunião importante ou desenvolva um trabalho
que exija concentração e veja os resultados.
Entretanto, se você não for "aquele" atleta,
nem quiser testar seus limites, então almoce
com frugalidade e evite bebidas
alcoólicas.Você continuará produtivo no
período da tarde e com disposição até para
algum trabalho à noite, se precisar.
Reserve, de preferência, o fim de semana
para colocar em dia suas necessidades
gastronômicas e etílicas, se sentir essa
necessidade.
10. Organize-se.
Os
sintomas da desorganização são: deixar
tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao
mesmo tempo, incapacidade de concentração,
adiamentos constantes, não programar suas
ativida-des. Existem tarefas que exigem
dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas
vezes não temos condições de alocar períodos
de tempo sem que haja várias interrupções.
Use então a "técnica da mortadela". Quem se
propuser a comer uma mortadela de dois
quilos de uma só vez é sério candidato a uma
inesquecível indigestão. Mas, se ela for
fatiada e consumida aos poucos, depois de
alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço
dela.
O
mesmo se dá com tarefas trabalhosas e
difíceis. Divida-as em porções menores e
depois complete-as passo a passo. Neste caso
é essencial estabelecer prazos e dividir o
trabalho em etapas, completando um segmento
de cada vez. Assim, você se sentirá
gratificado ao perce-ber que já completou
uma parte do projeto e estará motivado para
iniciar a próxima etapa.
11.Saiba o que fazer com os papéis (vale
também para e-mails).
Se
você coleciona papéis em cima da mesa ou
entope as gavetas com eles e sente-se
incomodado com isso, então utilize estas
alternativas:
a.
Jogar Fora. Pergunte-se:"Qual a pior coisa
que poderia acontecer se eu jogasse esse
papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta
for "nada", então jogue no lixo (ou delete)
sem o menor constrangimento.Exemplos de
papéis descartáveis: intermináveis folhetos
de propaganda, folders de seminários e
conferências a que não irá assistir,
notícias obsoletas, informações que não são
de seu interesse.
b. Transferir. Transfira
os papéis (ou e-mails) que não são de sua
alçada ou do seu interesse ao chefe, colega
ou subordinado etc. e que poderão ser de
utilidade a eles.
c. Agir. Se tiver que
tomar alguma atitude em relação a algum
papel (ou e-mail),tome logo,contanto que não
interfira nas suas prioridades, a menos que
seja algo mais importante do que essas
prioridades. Se você mesmo não puder
executar as tarefas, então delegue-as a
alguém.
d.
Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver
alguma utilidade futura, arquive-o. Assim
poderá recuperar o documento futuramente
quando necessitar dele. Não esqueça de
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12. Pratique a relação 80/20.
Já
no final do século XIX, o economista
italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das
riquezas do mundo são produzidas por 20% das
nações; 20% das riquezas restantes são
produzidas por 80% das nações. Essa relação
vale também para a administração: 80% que de
importante você produz num dia vem de 20% de
suas atividades; enquanto que 20% da
produção de um dia vem de 80% de outros
trabalhos.
Descubra quais os 20% do seu trabalho diário
(isto é, o que é realmente essencial em seu
trabalho) que lhe dão 80% de produtividade.
Descubra também quais as picuinhas, rotinas
e atividades que tomam 80% do seu tempo e
que lhe trazem apenas 20% de produtividade.
Descarte-as quanto antes, pois elas o estão
fazendo cair na armadilha da
improdutividade, camuflada sob a forma de
muito trabalho. É bom lembrar que os "super"
bem-sucedidos raramente trabalham tanto
quanto os meramente bem-sucedidos: é que
eles trabalham de um jeito mais inteligente.
Falta de tempo é o eterno álibi dos
incompetentes. A alta produtividade é o
resultado dos que aprenderam a esgrimir com
o fantasma do tempo.
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