Artigo cedido na parceria com o site:

Peter Berndt de Souza Mello, PMP é diretor da X25 Informática, empresa de consultoria e treinamentos em Brasília. Tem experiência internacional na condução de projetos on-site e com equipes virtuais e na definição de processos de gestão e engenharia, com modelos baseados no PMBO, ISO, CMM, e RUP. Ele é o autor do InteliFrame, inicialmente criado para apoiar a leitura dos processos do PMBOK 2000 conforme desenho criado por Ricardo Vargas. Em decorrencia de parcerias firmadas com alguns outros desenvolvedores, hoje o aplicativo já é utilizado na definição e publicação de diferentes modelos de processos ou metodologias, além de interagir com o InteliMap, MinuteMan e Mirax Project.

Em muitos casos, simplicidade é a alma do negócio. Por esta razão, tenho que confessar que estou viciado no uso de Mapas Mentais e a cada instante consigo produzir mais e mais em uma reunião com o cliente, com minhas equipes de projetos ou com meus alunos através do uso desta ferramenta.

Para montar uma Análise SWOT de Riscos (Identificação de pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades), normalmente usamos uma simples planilha dividida em quatro grande áreas:

• (S) Strengths (Pontos Fortes, de origem interna)

• (W) Weaknesses (Pontos Fracos, de origem interna)

• (O) Opportunities (Oportunidades externas)

• (T) Threats (Ameaças externas)

A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos perguntas similares a:

Pontos Fortes:

• O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem?

• Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?

• O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem?

Pontos Fracos:

• No que você pode melhorar?

• Onde você tem menos recursos que os outros?

• O que outros acham que são suas fraquezas?

Ameaças:

• Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ?

• O que seu concorrente anda fazendo?

Oportunidades:

• Quais são as oportunidades externas que você pode identificar?

• Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor?

Modelo Básico em um Mapa Mental

Embora uma planilha dividida em quatro áreas possa ser suficiente, o uso dos mapas mentais permite se criar elementos identificados em qualquer área da análise que são progressivamente detalhados como em uma estrutura analítica de projetos. Para cada elemento, podemos rapidamente atribuir responsáveis, prazos, metas, soluções e links para documentos relacionados.

Desta forma, os mapas mentais nos permitem começar com a simplicidade que precisamos para colocar as pessoas "participando do trabalho" e no instante seguinte já nos permitem evoluir para um detalhamento mais sofisticado de nossa análise.

Exercício prático

Em um exercício rápido com alguns alunos dos cursos de Gerenciamento Prático de Projetos, nós fizemos uma análise SWOT para dois casos: A adoção do PMBOK em uma empresa e uma outra sobre o uso de Mapas Mentais em uma organização.

Para abrir os mapas abaixo é necessária a instalação do InteliMap. Embora o Intelimap em seu modo "free" não permita exportar os mapas para outras ferramentas, ele já é suficiente para conduzir reuniões com equipes de trabalho para a criação de análises SWOT.

Exemplo:

Observações

Para os dois exemplos descritos acima, nós nos permitimos a apontar apenas os primeiros pontos de nossa reunião e não foram gastos mais do que 15 minutos para o levantamento em ambos os mapas. Estas anotações inicias servem como "início de uma conversa" para uma análise efetiva e o clima de "informalidade" e "simplicidade" colocado na reunião tem como objetivo aproximar o gerente de um projeto, por exemplo, de sua equipe ou do seu cliente.

Feito este levantamento inicial, o responsável pela análise SWOT tem que efetivamente expandir os tópicos levantados e validar premissas usadas pelos "entrevistados". É importante perceber que cada sentença é uma hipótese dada por um entrevistado e podemos adotá-la como premissa em um projeto ou aceitá-la como "verdade absoluta".

Premissa é aquilo que "se considera verdadeiro em um momento". Nós temos a premissa de que "Adotar o PMBOK em uma organização oferece ganhos de produtividade". Nós não temos a garantia de que isso é verdadeiro, mas consideramos como se fosse. Dependendo da criticidade do assunto tratado, cada premissa precisa ser colocada em uma lista de riscos e precisamos completar nossa análise levando em consideração o impacto para nossa decisão se aquela premissa se mostrar falsa.

"Verdade absoluta" é o meu sonho de consumo: São aquelas informações que recebemos cuja veracidade é inquestionável. No entanto, em várias situações o que transformamos em "verdades absolutas" são apenas aquelas "premissas" que resolvemos ignorar o risco de serem falsas.

RESULTADO PRÁTICO

Se o que colecionamos em nossa análise SWOT é um conjunto de premissas e esta coleta foi apenas superficial, de que serve então este material?

A Análise SWOT deve nos auxiliar na tomada de decisões. É claro que quanto mais informação eu tiver sobre cada item identificado, melhor é minha chance de tomar a decisão certa. No entanto, mesmo com informações parciais, em apenas 15 minutos com várias pessoas em uma mesma sala nós já fomos capazes de coletar pontos importantes para verificarmos se vale - ou não - fazer um trabalho para se adotar o PMBOK em novos projetos.

No exemplo acima, um diretor que não tenha acesso a uma rápida análise SWOT pode simplesmente levar em consideração que o sucesso da adoção do PMBOK depende do treinamento interno e que o benefício imediato é em termos de ganho de produtividade. Após uma leitura rápida do documento acima, no entanto, surgem novos pontos a serem valorizados antes de uma tomada de decisão:

• Quanto custa para a empresa contratar consultores mesmo após a realização de treinamentos internos?

• Qual é a economia que posso propiciar ao meu ambiente de trabalho após nivelar conceitos entre meus profissionais e conseguir absorver do mercado modelos e ferramentas pré-avaliadas?

• ...

Neste caso, o mapa mental pode ser expandido em novos tópicos e com isso facilitar o entendimento dos resultados esperados caso uma empresa venha efetivamente adotar o PMBOK como padrão em novos projetos.

Resumo

Uma análise SWOT pode trazer à organização que a utiliza um conjunto de informações importantes para a tomada de decisões.

Quando realizada através de Mapas Mentais, temos condições de conduzir reuniões rápidas com clientes e membros da equipe para o levantamento de pontos que irão nos ajudar em uma análise mais completa.

Para completar, os Mapas Mentais nos permitem rapidamente ampliar a visão que temos dos pontos registrados durante a reunião, de forma a identificarmos seus componentes mais importantes (como em uma estrutura analítica de projetos) e até mesmo trabalhar em uma rápida divisão de tarefas entre os participantes de uma reunião para uma efetiva tomada de decisão.

Fonte: InfoX2